"Инструкция о производстве судебно-бухгалтерских экспертиз в экспертных учреждениях системы Министерства юстиции СССР" (утв. Минюстом СССР 02.07.1987 N К-8-463, 09.06.1987)
1 См.: Типовая инструкция «О производстве судебнобухгалтерских Министерства юстиции Российской Федерации» № К-8-463 от 9 июня 1987 г.;. Приказа Минюста России «Об утверждении инструкции по организации.
Экспертное заключение содержит описание произведенных исследований, выводы. Приказ Минюста РСФСР от 18 августа 1989 г. N К-8-463).
Утверждена Минюстом СССР 2 июля 1987 г. N К-8-463. В соответствии с п. 5 данной Инструкции объектами судебно-бухгалтерской экспертизы.
Справка. По заключению Минюста РФ от 7 октября 2011 г. № 01/71938-ВЕ Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах.
Минюстом СССР 02.07.1987 N К-8-463, 09.06.1987) экспертиз в экспертных учреждениях Министерства юстиции СССР и настоящей Инструкцией. 2.
Справка По заключению Минюста РФ от 7 октября 2011 г. № 01/71938-ВЕ настоящий приказ не нуждается в государственной регистрации В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 № 1314 «Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4109; 2005, № 29, ст. 3037, № 49, ст. 5204; 2007, № 11, ст. 1283; 2008, № 18, ст. 2009, № 43, ст. 4921, № 47, ст. 5431; 2010, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300, № 20, ст. 2435), постановлениями Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060) и от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5201; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст. 1413, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 25, ст. 3060, № 47, ст. 5675, № 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072) приказываю: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее - Инструкция). 2. Начальникам учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и подведомственных им учреждений обеспечить исполнение Инструкции работниками уголовно-исполнительной системы. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами ФСИН России майора внутренней службы Захаркину Е.Ю. Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (утв. приказом Федеральной службы исполнения наказаний от 10 августа 2011 г. № 463) См. Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний, утвержденную приказом ФСИН России от 10 августа 2011 г. № 464 I. Общие положения 1. Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и подведомственных им учреждений (далее - учреждения и органы уголовно-исполнительной системы) документов, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства и устанавливает обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих, сотрудников, рабочих и служащих уголовно-исполнительной системы (далее - работники) правила документирования и порядок документооборота. 2. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. 1), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1), федеральные законы от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127; 2007, № 46, ст. 5554), от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 52 (ч. 1), ст. 5140; 2005, № 19, ст. 1752; 2007, № 19, ст. 2293, № 49, ст. 6070; 2008, № 30 (ч. 2), ст. 3616; 2009, № 29, ст. 3626, № 48, ст. 5711; 2010, № 1, ст. 5, 6, № 40, ст. 4969), от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196), от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. 1), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038), Указ Президента Российской Федерации от 13.10.2004 № 1314 «Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4109; 2005, № 29, ст. 3037, № 49, ст. 5204; 2007, № 11, ст. 1283; 2008, № 18, ст. 2009, № 43, ст. 4921, № 47, ст. 5431; 2010, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300, № 20, ст. 2435), постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. 2), ст. 3165), от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52 (ч. 3), ст. 5587), от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст. 1413, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 25, ст. 3060, № 47, ст. 5675, № 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072), от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД), приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный № 18380), приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК). 3. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее - УИС) осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. 4. Особенности работы по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане) в учреждениях и органах УИС регламентируются Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410, № 31, ст. 4196). 5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемых с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в учреждениях и органах УИС, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. 6. Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в учреждениях и органах УИС с применением журналов учета документов или автоматизированной системы обработки документов в соответствии с Инструкцией. 7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче их на архивное хранение. 8. Обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе обращений, принятых на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в учреждениях и органах УИС, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях учреждений и органов УИС (далее также - структурные подразделения) осуществляет структурное подразделение учреждений и органов УИС, на которое возложены функции по ведению делопроизводства (далее - служба делопроизводства, если иное не оговорено особо) в соответствии с положением о ней и должностными инструкциями (регламентами) ее работников. 9. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства. 10. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан, а также обеспечением сохранности служебных документов в учреждениях и органах УИС возлагается на руководителей учреждений и органов УИС и руководителей структурных подразделений. 11. При смене руководителя учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, территориального органа ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, создается комиссия, которая обеспечивает прием и передачу дел, оформляемые актом, утверждаемым руководителем вышестоящего органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности). 12. Работники несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции. 13. Каждый работник должен быть ознакомлен с Инструкцией под роспись. 14. О неисправимом повреждении, утрате документов и случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, работник обязан сообщить руководителю структурного подразделения. На основании полученной информации, проводится служебная проверка. 15. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении или перемещении по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту. В этих случаях работник, получивший на исполнение зарегистрированный в учреждении или органе УИС документ, обязан сообщить об изменении исполнителя в службу делопроизводства. 16. Официальное делопроизводство в учреждениях и органах УИС ведется на русском языке - государственном языке Российской Федерации. 17. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов в другие учреждения, органы и организации, не входящие в УИС, допускается только с разрешения руководителя учреждения и органа УИС. 18. Публикация служебной переписки в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководителя учреждения и органа УИС. 19. Служба делопроизводства территориального органа проверяет состояние работы с документами, а также организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях и учреждениях, подведомственных территориальному органу ФСИН России, не реже чем один раз в три года и оказывает им соответствующую практическую помощь. По результатам проверок организации и ведения делопроизводства служба делопроизводства территориального органа направляет акты, справки руководителям проверенных структурных подразделений и учреждений, подведомственных территориальному органу ФСИН России. 20. Для проверки состояния делопроизводства и архивного дела в учреждениях, подведомственных территориальному органу ФСИН России, службой делопроизводства территориального органа ФСИН России по распоряжению руководителя территориального органа ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) могут привлекаться работники служб делопроизводства других учреждений, подведомственных территориальному органу ФСИН России. II. Основные понятия 21. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия: «документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; «документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; «документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждений и органов УИС; «копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; «подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа; «реквизит документа» - обязательный элемент оформления документа; «регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; «делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в учреждениях и органах УИС; «служба делопроизводства» - структурное подразделение учреждения или органа УИС, на которое возложены функции по ведению делопроизводства учреждения или органа УИС; «дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности учреждений и органов УИС; «номенклатура дел» - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в учреждении или органе УИС, с указанием сроков их хранения; «экспертиза ценности документов» - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; «электронный документ» - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах; «электронное сообщение» - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети; «электронная подпись» - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. III. Правила подготовки и оформления документов 22. Документы, создаваемые в учреждениях или органах УИС, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. 23. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, или в виде электронного документа имеет следующие размеры полей: 24. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала, без переноса слов по правому полю. 25. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц помещаются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. 26. Исполнитель несет персональную ответственность за нарушение требований Инструкции при подготовке и оформлении документов, несоблюдение правил русского языка и установленного комплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения; отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения документов без объективных причин. 3.1. Бланки документов 27. В учреждениях и органах УИС применяются бланки с воспроизведением геральдического знака - эмблемы ФСИН России. Бланки печатаются с применением электронно-вычислительных машин или изготавливаются типографским способом. 28. В учреждениях и органах УИС предусмотрено использование следующих видов бланков: бланк письма; бланк приказа; бланк распоряжения. Образцы бланков, применяемые в учреждениях и органах УИС, приведены в приложениях № 1 - 3 к Инструкции. 29. Бланки на основе углового расположения реквизитов используются для оформления служебных писем. Бланки на основе продольного расположения реквизитов используются для оформления приказов, распоряжений. Изображение геральдического знака - эмблемы ФСИН России на бланках с угловым расположением реквизитов помещается на верхнем поле бланка над серединой строк наименования Федеральной службы исполнения наказаний, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм. 30. Наименование учреждения или органа УИС на бланках указывается в точном соответствии с Положением о территориальном органе ФСИН России, уставом учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России или учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России. 31. Сокращенное наименование учреждения или органа УИС помещается на бланке после полного наименования учреждения или органа УИС. 32. Для каждого вида бланков устанавливается определенный состав реквизитов: 32.1. Для бланка письма учреждения или органа УИС: геральдический знак - эмблема ФСИН России; федеральный орган уголовно-исполнительной системы - Федеральная служба исполнения наказаний; полное наименование учреждения или органа УИС; сокращенное наименование учреждения или органа УИС; справочные данные: почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона и факса, адрес электронной почты; отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта. 32.2. Для бланка приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС: геральдический знак - эмблема ФСИН России; федеральный орган уголовно-исполнительной системы - Федеральная служба исполнения наказаний; полное наименование учреждения или органа УИС; сокращенное наименование учреждения или органа УИС; вид документа: приказ (распоряжение); место издания приказа (распоряжения); отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения). 33. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) с применением краски черного цвета. IV. Оформление отдельных видов документов в учреждениях и органаХ УИС 4.1. Состав документов учреждений и органов УИС 34. В деятельности учреждений и органов УИС создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, решения коллегии территориального органа ФСИН России, протоколы заседаний (совещаний), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии территориального органа ФСИН России, иных заседаний (совещаний). Взаимные обязательства учреждений и органов УИС с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов и др. документов. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности учреждений и органов УИС создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др. В установленных законодательством Российской Федерации случаях могут издаваться документы совместно с другими учреждениями, органами и организациями, не входящими в УИС (далее - другие организации), по вопросам, представляющим совместный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.). 4.2. Приказы (распоряжения) 35. Учреждение или орган УИС в соответствии с уставом, положением о нем в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения. Приказы (распоряжения), издаваемые учреждениями и органами УИС, не могут носить нормативно-правовой характер. 36. Приказы (распоряжения) издаются по наиболее важным вопросам функционирования учреждений и органов УИС, регулирования различных направлений служебной деятельности, прохождения службы в УИС. 37. В учреждениях и органах УИС издаются приказы следующих видов: по основной деятельности (приказы по направлениям деятельности структурных подразделений, об утверждении решений коллегии территориального органа ФСИН России, по организационно-штатным вопросам, организации и проведению стрельб и др.); по личному составу (о назначении на должность, об отпуске, отзыве из отпуска, зачислении в распоряжение, командировании, увольнении, присвоении специальных званий, поощрениях, командировках, взысканиях и др.); приказы по подозреваемым и обвиняемым в совершении преступлений; приказы по осужденным (о назначении на должности, закреплении рабочих мест и др.). 38. Распоряжения издаются в целях оперативного управления и, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются конкретных лиц. 39. Оформление распорядительных и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается. 40. Не допускается совмещение в одном документе приказов по основной деятельности и по личному составу. 41. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствующую по форме и содержанию законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований. 42. Проекты приказов (распоряжений) до представления их на подпись руководителю учреждения или органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности) должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения, заместителями руководителя учреждения или органа УИС по курируемым направлениям служебной деятельности и руководителем службы делопроизводства, а в их отсутствие - должностными лицами, их замещающими. 43. Проекты приказов (распоряжений) учреждения или органа УИС по основной деятельности структурными подразделениями, разработчиками проектов, согласовываются (визируются) в указанной последовательности со следующими должностными лицами: а) руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения; б) руководителем организационно-аналитического подразделения учреждения или органа УИС; в) руководителем юридической службы учреждения или органа УИС; г) заместителями руководителя учреждения или органа УИС, к чьей компетенции в соответствии с установленным распределением обязанностей относятся предписания приказа (распоряжения); д) руководителем службы делопроизводства. 44. Проект приказа (распоряжения) согласовывается должностными лицами, перечисленными в пункте 43 Инструкции, в срок до трех рабочих дней, а юридической службой - в срок до пяти дней, в зависимости от объема представленного документа. 45. После внесения на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) изменений принципиального характера он подлежит переоформлению и повторному согласованию (визированию). 46. Решение по рассмотрению неурегулированных разногласий по проекту приказа (распоряжения), учету мнений заинтересованных структурных подразделений и достижению компромисса оформляется протоколом разногласий, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись. 47. В процессе согласования проектов приказов (распоряжений) структурные подразделения, ответственные за его проведение, самостоятельно или совместно с другими заинтересованными лицами осуществляют их доработку. На представленных для согласования (визирования) проектах приказов (распоряжений) обязательно наличие визы руководителя структурного подразделения, подготовившего проект приказа (распоряжения). Приказы (распоряжения) подписываются только после его согласования со всеми заинтересованными лицами. Виза (штамп) работника юридической службы учреждения или органа УИС и службы делопроизводства помещается на оборотной стороне каждого листа документа. 48. Приказы (распоряжения) тиражируются исполнителем в строго ограниченном количестве. Дополнительно печатаются или тиражируются в количестве, указанном в разнарядке. До десяти экземпляров включительно расчет делается на документе (на обороте последнего листа), свыше десяти - составляется отдельная расчет-рассылка. Если приказ (распоряжение) подлежит рассылке в структурные подразделения в количестве, превышающем 10 экземпляров, либо в учреждения, подведомственные территориальным органам ФСИН России, то на обороте последнего листа приказа (распоряжения) справа от разнарядки печатаются слова «Дополнительно размножено и разослано ____ экз.»*. 4.3. Обязательные реквизиты приказов (распоряжений) 49. Приказы (распоряжения) учреждений и органов УИС имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление: а) Бланк. Для оформления приказов (распоряжений) учреждений и органов УИС используется бланк установленной формы (приложения № 2, 3). Реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman № 13, 14 без помарок и исправлений. Совместные приказы с другими организациями (приложение № 4) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм). б) Дата. Дата приказа (распоряжения), как правило, совпадает с датой подписания и оформляется службой делопроизводства при его регистрации. Приказы (распоряжения), изданные совместно с другими организациями, регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации приказа (распоряжения). Дата приказа (распоряжения) оформляется арабскими цифрами словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 14 августа 2009 г. в) Регистрационный номер. Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из его порядкового номера. В приказах по личному составу (о приеме, увольнении, повышении квалификации, присвоении специальных званий (классных чинов), поощрении и др.) регистрационный номер дополняется буквенными индексами «лс», о командировках «км», например: «568-лс», «456-км»\\ в приказах по личному составу со сроком хранения 5 лет (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах) к порядковому номеру через тире добавляется буквенный индекс «к», например: «345-к». В распоряжениях по основной деятельности в регистрационный номер включается буквенный индекс «р», например: «145-р». Регистрационный номер совместного с другими организациями приказа состоит из регистрационных номеров учреждения или органа УИС и другой организации, расположенных в порядке их перечисления последовательно через косую черту. В учреждениях и органах УИС регистрационные номера приказов (распоряжений) оформляются службой делопроизводства. г) Заголовок. Заголовок в приказе (распоряжении) учреждения и органа УИС отвечает на вопросы о чем? (о ком?), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста. Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, размер № 13, 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текста. Например: Об утверждении состава коллегии УФСИН России по Сахалинской области В заголовки приказов по личному составу включаются наименование действия, фамилия, инициалы работника, в отношении которых это действие осуществляется, например: «О поощрении Фамилия И.О. и Фамилия И.О.», «О снятии взыскания с Фамилия И.О.». Фамилии и инициалы более трех работников указываются в заголовке обобщенно, например: «О поощрении работников уголовно-исполнительной системы». д) Текст. Текст приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля. Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями. В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях». В констатирующей части приказа (распоряжения), подготовленного на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер и заголовок документа, заключенный в кавычки. Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: «приказываю:» - в приказах или «предлагаю:» и «обязываю:» - в распоряжениях, которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа (распоряжения) должны согласовываться в падеже с распорядительным словом: «приказываю:» и «предлагаю:» - кому? (дат. пад.); «обязываю:» - кого? (род. пад.). В совместном с другими организациями приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: «приказываем:»; «предлагаем:» и «обязываем:» В приказах по личному составу и в отдельных приказах (распоряжениях) по основной деятельности констатирующая часть может отсутствовать, если предписанные действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются. Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписанные действия с указанием исполнителя и сроков исполнения. В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний (структурные подразделения, учреждения, подведомственные территориальным органам ФСИН России) и/или их руководители (фамилия, инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок - в дательном или родительном падеже, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения). Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение различных по характеру действий, распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт может быть подразделен на абзацы, выполняемые со строчной буквы, без дефиса, через точку с запятой. Наименования структурных подразделений печатаются со строчной буквы. В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной деятельности, как правило, указываются должность, специальное звание (классный чин), фамилия и инициалы лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения). Должностное лицо, которому поручается такой контроль, должно обладать достаточными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа (распоряжения) в соответствующей сфере деятельности УИС и не может быть одним из этих адресатов. В конкретных случаях контроль за исполнением приказа (распоряжения) может возлагаться на руководителя учреждения и органа УИС, в этом случае приказ (распоряжение) заканчивается следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.». В текст приказа по основной деятельности не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Структурные подразделения, учреждения, подведомственные территориальному органу ФСИН России (должностные лица) получают копию приказа в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа. Для полноты изложения вопроса в тексте могут воспроизводиться отдельные положения действующих законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации. Такие положения обязательно сопровождаются ссылкой на соответствующий нормативный правовой акт: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации...». Допускаются ссылки на другие пункты того же приказа (распоряжения), а также на ранее изданные приказы (распоряжения), если требуется показать взаимную связь норм и избежать их повторения. При упоминании нормативного правового акта Российской Федерации указываются его вид, орган, издавший акт, дата, номер и наименование. В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны вид, дата, номер, наименование изменяемого или отменяемого приказа (распоряжения) и/или номера отдельных пунктов (абзацев) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой «Признать утратившим силу...». Если изменяемые пункты нет необходимости излагать в новой редакции, их текст достаточно дополнить или сократить, указав: «В пункте 1 приказа... слова «...» исключить, «Абзац второй пункта 1 приказа... дополнить словами «...». В случае внесения изменений в действующие приказы (распоряжения) в текст не включается пункт об осуществлении контроля. В заголовках к тексту приказов (распоряжений) учреждений и органов УИС допускается цифровой (словесно-цифровой) способ оформления даты, который затем должен использоваться в тексте, например: 03.07.2006 или 3 июля 2006 г. В тексте не допускается разрыв даты при переносе ее на другую строку. е) Приложения. Приложения в приказе (распоряжении) учреждения и органа УИС допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Наименование приложения должно совпадать с изложением в распорядительной части. Например: «Утвердить прилагаемое Положение об отделе кадров УФСИН России по г. Москве»; «Внести в приказ Управления Федеральной службы исполнения наказаний по г. Москве от 19 мая 2005 г. № 368 «Об утверждении Положения об отделе кадров УФСИН России по г. Москве» изменения согласно приложению». Несколько приложений нумеруются с указанием знака «№ ». Например: «1. Утвердить: Порядок работы (дается полное наименование) (приложение № 1); Состав (дается полное наименование) (приложение № 2).». К приказу прилагаются утверждаемые им документы (инструкции, положения, правила), а также материалы в виде таблиц, образцов, графиков, схем, бланков документов. В этих случаях текст распорядительной части формулируется следующим образом: «Внести изменения в... согласно Перечню (приложение № 1)», «Признать утратившими силу... согласно прилагаемому Перечню». Значительные по объему приложения к приказу (правила, инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки (при этом должна использоваться сквозная нумерация). Нумерация более трех пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами (пункты - 1, 2, 3 и т.д., подпункты - 1.1, 1.1.1, 2.1, 2.2.1). Допускается буквенное обозначение подпунктов - а), б), в). Нумерация страниц каждого приложения к приказу (распоряжению) ведется раздельно. При значительном числе приказов (распоряжений), подлежащих признанию утратившими силу или изменению, их перечни даются в приложении к приказу (распоряжению). При утверждении приказом (распоряжением) состава комиссии, рабочей группы или перечня работников, количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка. Фамилии членов комиссии, за исключением председателя, заместителя председателя и секретаря, располагаются по алфавиту (приложение № 5). На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» со знаком «№ » (при наличии нескольких приложений), затем вид распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу УФСИН России по Республике Карелия от 12.06.2010 № 78 При утверждении приказом (распоряжением) только одного приложения слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» может быть заменено на слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН в зависимости от рода и числа утверждаемого приложения), например: УТВЕРЖДЕНО приказом УФСИН России по Республике Карелия от 12.06.2010 № 78 Приложения к приказу (распоряжению) учреждения и органа УИС подписывает (визирует) руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу на обороте последнего листа приложения. ж) Согласование. Обязательное внутреннее визирование приказов (распоряжений) и внешнее согласование приказов (распоряжений) осуществляется до представления их на подпись. Согласование проекта приказа (распоряжения) осуществляется структурным подразделением, подготовившим соответствующий проект. Виза внутреннего согласования приказа (распоряжения) помещается на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра в верхней части листа и включает фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования. Фамилии визирующих лиц располагаются одна под другой по иерархии должностей (начиная с вышестоящей) в следующем порядке: заместители руководителя учреждения и органа УИС (по алфавиту), руководители структурных подразделений (по алфавиту), руководитель службы делопроизводства. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник отдела кадров специальное звание Подпись И.О. Фамилия Дата На обороте последнего листа приказа (распоряжения) учреждения или органа УИС ниже фамилий визирующих лиц располагается разнарядка с указанием количества отпечатанных экземпляров, их направления адресатам, фамилии, инициалов, телефона исполнителя, ставится его подпись. В случае если должностное лицо, визирующее приказ (распоряжение), является его исполнителем, подпись ставится один раз. Фамилия исполнителя с инициалами и его телефон, включая внутренний, на приказах (распоряжениях) учреждения или органа УИС указываются и на лицевой стороне этих документов, и на оборотной в разнарядке. На лицевой стороне слово «Исп.» печатается с прописной буквы. Внешнее согласование приказа (распоряжения) с другими организациями осуществляется на отдельном для каждой организации листе согласования (приложение № 6). Допускается согласование приказа грифом СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами) с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), специального звания, классного чина (при наличии), расшифровки подписи и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Руководитель (наименование организации) Подпись И.О.Фамилия Дата Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, осуществляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО письмо (наименование организации) от 01.01.2003 № 15 В этом случае гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа. з) Подпись. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель учреждения или органа УИС. В состав реквизита «Подпись» входят: сокращенное наименование должности руководителя учреждения и органа УИС, специальное звание (классный чин), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности и специальное звание (классный чин) печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне специального звания (классного чина) с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. В случае отсутствия руководителя учреждения или органа УИС приказ (распоряжение) подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности на основании соответствующего приказа. При этом к должности руководителя учреждения или органа добавляется сокращение «И.о.», а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего приказ (распоряжение). Не допускается подпись с предлогом «За» или косой чертой перед наименованием должности. Не допускается внесение изменений в приказ (распоряжение) после его подписания, без оформления соответствующего акта о внесении изменений. 4.4. Особенности оформления приказов по личному составу 50. Приказ о поощрении работников оформляется следующим образом: а) в случае поощрения не более трех человек в заголовке приказа указываются их фамилии с инициалами; б) в тексте фамилии располагаются по алфавиту независимо от занимаемых должностей и печатаются прописными буквами, специальное звание (классный чин) указывается перед фамилией, должность через запятую. Например: майору внутренней службы ФАМИЛИЯ И.О., заместителю начальника УФСИН России по Амурской области. Классный чин федеральному государственному гражданскому служащему указывается после Ф.И.О, затем должность. Например: ФАМИЛИЯ И.О., государственному советнику Российской Федерации 2 класса, главному специалисту-эксперту управления кадров ФСИН России; в) учреждения и органы УИС должны именоваться следующим образом: УФСИН России по Сахалинской области или ФКУ СИЗО-1 ГУ ФСИН России по Свердловской области. Текст приказа формулируется следующим образом: 1. Наградить: наручными часами .......... (слова «ценным подарком» не пишутся) 2. Выдать денежную премию: в размере оклада денежного содержания в размере должностного оклада в сумме 10 000 рублей В приказе о поощрении следует указывать статьи экономической классификации, по которым выплачиваются премии. Выплату премий произвести по подстатье экономической классификации 211 "Заработная плата". 51. Приказ о снятии дисциплинарного взыскания с сотрудников УИС оформляется согласно приложению № 7. 4.5. Положения, правила, инструкции 52. Положения, правила, инструкции и другие документы утверждаются приказом (распоряжением) или грифом. Документы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм). Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения. В положении, как правило, систематизированно определяются порядок образования, структура, функции, компетенция, объем прав и обязанностей, организация работы структурных подразделений. Например: «Положение о секретариате Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Ивановской области». Правила, инструкции регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной деятельности и работу конкретных категорий работников. Инструкции содержат нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке и какими способами и методами осуществляется тот или иной вид деятельности. 4.6. Гриф утверждения 53. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, специального звания (классного чина), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Начальник ГУФСИН России по Пермскому краю генерал-майор внутренней службы Подпись И.О.Фамилия Дата 54. Гриф УТВЕРЖДАЮ может использоваться для придания юридической силы следующим организационно-распорядительным документам: а) планам, графикам работы, повесткам заседаний комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов; б) должностным инструкциям сотрудников и должностным регламентам федеральных государственных гражданских служащих УИС; в) финансово-хозяйственным документам: сметам, счетам, ведомостям, балансам, отчетам, альбомам учетной документации, актам передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, актам списания имущества, актам ревизий, проверок и инвентаризации; г) архивным документам: описям дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, актам передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, актам уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др.; д) планам работы структурных подразделений; е) иным документам по согласованию с руководителем учреждения и органа УИС. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении № 8. Личная подпись должностного лица учреждения и органа УИС в грифе утверждения при необходимости может заверяться в службе делопроизводства печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 4.7. Протоколы 55. Протокол заседания (совещания) - документ информационно-распорядительного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний. 56. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. 57. Протоколом оформляются решения, принятые на заседаниях коллегий территориальных органов ФСИН России, совещаниях при руководителе учреждения и органа УИС, заместителе руководителя учреждения и органа УИС, руководителей структурных подразделений, иных совещаниях (приложение № 9). 58. Протокол заседания (совещания) оформляет секретарь заседания (совещания) (ответственный за проведение заседания (совещания) работник) на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14. 59. Протокол имеет следующие реквизиты: а) вид документа - протокол, слово печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом Times New Roman № 15 и выравнивается по центру; б) вид заседания (совещания) - печатается на следующей строке после предыдущего реквизита полужирным шрифтом и выравнивается по центру; в) дата протокола оформляется словесно-цифровым способом в соответствии с подпунктом «б» пункта 49 Инструкции и печатается через 1 межстрочный интервал после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания (совещания); г) место проведения заседания (совещания) - печатается по левой границе текстового поля полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания); д) номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№ » и порядкового номера, может включать буквенные индексы. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии территориального органа ФСИН России, протоколы совещаний при руководителе учреждения или органа УИС, протоколы совещаний у заместителя руководителя учреждения и органа УИС, протоколы совещаний при руководителе структурного подразделения; е) подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает в себя наименование должности лица, председательствующего на заседании (совещании), специальное звание (классный чин), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности и специальное звание (классный чин) печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравниваются по левому краю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки специального звания (классного чина) с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись секретаря заседания (совещания) включают в себя слова «Секретарь заседания (совещания)», его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Слова «Секретарь заседания (совещания)» отделяются от строки «специальное звание (классный чин) председательствующего на заседании (совещании)» 3 межстрочными интервалами и выравниваются по левому краю. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 60. В учреждениях и органах УИС протоколы могут издаваться в полной, а также в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Текст основной части протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. 60.1. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются должность, специальное звание (классный чин) фамилия и инициалы председателя заседания (совещания), фамилии и инициалы секретаря заседания (совещания) и присутствовавших на заседании (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). Если в заседании (совещании) принимают участие представители других организаций указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, текст каждого раздела строится по схеме: Слушали - Выступили - Постановили (Решили). Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании); при необходимости приводятся итоги голосования: «За - ..., против - ..., воздержалось - ...». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Документы для обсуждения представляются структурными подразделениями, на которые возложена обязанность по их подготовке, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы заседания (совещания) учреждения и органа УИС, секретарю заседания (совещания) (ответственному за проведение заседания (совещания) работнику). Справки подписывают руководители структурных подразделений-исполнителей. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), а также представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. 60.2. Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются должность, специальное звание (классный чин) фамилия и инициалы председателя заседания (совещания), фамилии и инициалы секретаря заседания (совещания) и присутствовавших на заседании (совещании). Слова «Председатель», «Секретарь» и «Присутствовали» печатаются от границы левого поля полужирным шрифтом, подчеркиваются, в конце ставится двоеточие. Многострочные наименования должностей присутствующих из других организаций указываются через 1 межстрочный интервал. Председатель: Начальник УФСИН России по Орловской области полковник внутренней службы Иванов В.В. Секретарь: Петрова Т.Н. Присутствовали Антонов П.Н., Семенов С.Б., Ивашов В.В., Кошелев П.К., Лапин В.К., Майоров А.А. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения с указанием срока их выполнения. Вопросы нумеруются римскими цифрами, начинаются с предлогов «О», «Об», печатаются центрованно полужирным шрифтом размером шрифта № 14 и отделяются чертой полужирного шрифта ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии и инициалы выступивших при обсуждении данного вопроса, в алфавитном порядке. Затем указывается принятое по вопросу решение с указанием срока его исполнения. 60.3. Протоколы заседаний (совещаний) при руководителе учреждения и органа УИС, заместителях руководителя учреждения и органа УИС готовятся в течение суток после окончания заседания (совещания), если председателем заседания (совещания) не установлен иной срок. 60.4. Протокол подписывают председатель заседания (совещания) и секретарь заседания (совещания). Утвержденный протокол в течение суток секретарем заседания (совещания) (ответственным за проведение заседания (совещания) работником) тиражируется и рассылается заместителям руководителя учреждения или органа УИС, руководителям структурных подразделений, указанным в протоколе, а также по решению председателя заседания (совещания) заинтересованным государственным учреждениям и иным организациям. Подлинник протокола помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел учреждения или органа УИС. 4.8. Служебная переписка 61. В учреждениях и органах УИС используются различные виды официальных документов информационно-справочного характера для обмена информацией в деятельности государственных учреждений, иных организаций и граждан. 62. В зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электрической связи документы подразделяются на следующие виды: служебное письмо, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма. 63. Служебное письмо используется для оперативной связи между учреждениями и органами УИС и другими организациями, по своему содержанию может быть инициативным (запрос, разъяснение) либо в виде ответа. 64. Виды служебных писем: ответы о выполнении поручений директора ФСИН России, первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, руководителя территориального органа ФСИН России; ответы на запросы других организаций и граждан; ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции учреждения и органа УИС; инициативные документы, в том числе информационные письма для учреждений, подведомственных территориальному органу ФСИН России; другие документы. 4.9. Реквизиты служебных писем 65. Служебные письма имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление: а) Бланк. Служебные письма в учреждениях и органах УИС оформляются на бланках формата А4 (210х297 мм) шрифтом Times New Roman № 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции. Шрифт в письме (адресат, заголовок, текст, подпись) должен быть единым по размеру. б) Адресат. При оформлении адресата служебного письма 1-я строка располагается на бланке на уровне слов «Главное управление», «Управление». Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют вышестоящим органам и подведомственным учреждениям, иным организациям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения. В состав реквизита «Адресат» входят: наименование учреждения или органа УИС, иной организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если служебное письмо направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный список к рассылке, или гражданину, исполнитель документа указывает в реквизите «Адресат» полный почтовый адрес получателя. Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. При направлении служебного письма в учреждение или орган УИС, иную организацию наименование пишется в именительном падеже, например: Территориальное управление Росимущества по Амурской области ул. Ленина, д. 1, г. Благовещенск, 101000 При направлении служебного письма должностному лицу наименование учреждения или органа УИС, иной организации указывается в родительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже, например: Начальнику УФСИН России по Орловской области специальное звание (классный чин) И.О. Фамилия Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом. Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных учреждений и органов УИС, иных организаций, то их следует указывать обобщенно. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556). Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в ФСИН России, органы государственной власти субъекта Российской Федерации, территориальные подразделения федеральных органов исполнительной власти и т.п. При адресовании служебного письма в иную организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании служебного письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Фамилия И.О. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Тульская обл., 301264 При адресовании документа должностному лицу учреждения или органа УИС, иной организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем службы делопроизводства. в) Дата. Дата служебного письма, как правило, оформляется в день его подписания при регистрации службой делопроизводства. Дату служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Дата в соответствующем реквизите бланка оформляется цифровым способом: ____ 12.05.2010 № ____ На № 538 от 15.04.2010 В тексте служебных писем даты также печатаются цифровым способом, причем сначала дата, затем номер, например: от 12.05.2009 № 609. Допускается написание дат словесно-цифровым способом, например, от 12 мая 2009 г. № 609. По всему тексту служебного письма должно быть единообразное написание дат - или цифровым способом, или словесно-цифровым. Не допускаются разрыв даты в словесно-цифровом способе и перенос на другую строку (28/декабря/2009 г.), знака № и самого номера (знак № на одной строке, сам номер - на другой). г) Регистрационный номер. Регистрационный номер служебного письма после его подписания состоит из цифровых индексов, указывающих на учреждение или орган УИС, его подготовившее, порядковый номер документа. Например, № 2/ТО/1-55, где: 2/ТО/1 - индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, которым подготовлено письмо; 55 - порядковый номер документа. д) Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также при необходимости в вводной части текста служебного письма. е) Заголовок. Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы: «Об изменении...», «О выделении...», «Об отмене...» и т.д. Заголовок составляется ко всем служебным письмам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок располагается под угловым штампом служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом служебного письма. ж) Текст. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» - в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части служебного письма, над подписью. Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (если имеются слова «Уважаемый...!», то от заголовка до этих слов и от них до текста по 2 межстрочных интервала). Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем отчет по форме ...» и др.), от 3-го лица единственного числа («УФСИН России по Псковской области не считает возможным....», «УФСИН России по Орловской области предлагает рассмотреть возможность...»), на бланке письма - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о ....», «Считаю возможным принять участие в ...»). Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующим критериями: официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации; конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование; логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки. з) Приложение. Реквизит «Приложение» отделяется от текста служебного письма 2 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается с абзаца, без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал. Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. При отсутствии в тексте служебного письма наименования прилагаемых документов они обязательно указываются в реквизите «Приложение», затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Отчет « » на 7 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к отчету на 3 л. В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид: Приложение: на 2 л. в 3 экз. только в первый адрес. В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается: Приложение: программа в 3 экз. Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом: Приложение: письмо ФСИН России от 10.02.2011 № 1-12-01 с приложениями к нему, всего на 5 л. и) Согласование. Согласование служебных писем с подписью руководителя учреждения или органа УИС (лица, исполняющего его обязанности), со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, с курирующими заместителями руководителя учреждения или органа УИС осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма на лицевой стороне внизу последнего листа. Служебные письма, содержащие ссылки на нормативные правовые акты Российской Федерации либо разъяснение положений приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю учреждения или органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности), в обязательном порядке подлежат согласованию с юридической службой (юристом) учреждения и органа УИС. к) Подпись. Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке учреждения и органа УИС, полное - в иных случаях), специальное звание (классный чин), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается следующим образом: Начальник специальное звание Подпись И.О. Фамилия Специальное звание (классный чин) в подписи указывается только тем адресатам, у которых они также имеются. Несколько подписей лиц с одинаковыми должностями располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала. Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей. Служебные письма, направляемые в адрес ФСИН России, подписывают только руководители территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (лица, исполняющие их обязанности). Если должностное лицо, реквизиты подписи которого заготовлены на проекте служебного письма, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего служебное письмо, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «И.о.»). Не допускается подписывать служебные письма с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. л) Служебное письмо, подготовленное в один конкретный адрес, готовится в 2-х экземплярах, визы собираются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра. Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона (служебного телефона) внизу на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра. В случае направления служебного письма по электрической связи документ готовится по аналогии с обзорным письмом - в одном экземпляре, визы собираются на обороте последнего листа, фамилия исполнителя и его телефон указываются на лицевой стороне. м) Обзорные письма, направляемые территориальным органом ФСИН России в подведомственные учреждения, готовятся в одном экземпляре, с указанием на лицевой стороне последнего листа после реквизита «Подпись», фамилии исполнителя и его номера телефона, включая внутренний; визы собираются на обороте последнего листа. В подписи в обязательном порядке указывается специальное звание (классный чин) должностного лица. н) К служебным письмам могут прилагаться приложения в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица готовится более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. о) Служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства (гарантийные письма), заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которая ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. п) В служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности». В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». 66. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) на подлиннике документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать с наименованием учреждения или органа УИС, например: «Подлинник документа находится в деле (наименование учреждения или органа УИС) № ____ за _____ г.». Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа. 4.10. Записка (служебная, докладная) 67. Служебная записка является внутренним документом, она реализует в пределах учреждений и органов УИС отношения субординации структурных подразделений с руководством учреждений и органов УИС, руководства учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, с руководством ФСИН России, руководства, подведомственных территориальным органам ФСИН России учреждении с руководством территориальных органов ФСИН России и координации между структурными подразделениями, внутри учреждения или органа УИС. В служебной записке в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц учреждений и органов УИС. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения - адресанта. 68. Докладная записка адресуется руководителю учреждения или органа УИС, заместителю руководителя учреждения или органа УИС по курируемым направлениям деятельности и содержит информацию, выводы и предложения по какому-либо вопросу. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) указываются факты и проводится их анализ, во второй - делаются выводы и предложения. Докладная записка является внутренним документом. Для оформления докладной записки используется стандартный лист бумаги формата А4. Служебные и докладные записки, касающиеся разработки, внесения изменений или отмены приказов (распоряжений) учреждений или органов УИС, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой учреждения или органа УИС. 4.11. Договор (соглашение), контракт гражданско-правового характера 69. В соответствии со статьей 420 Гражданского кодекса Российской Федерации договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Государственный контракт заключается учреждением и органом УИС в целях обеспечения государственных нужд в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, с учетом положений Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. 1), ст. 3105). Договор оформляется на стандартных листах формата А4. 70. Договор (соглашение), контракт (далее - договор) с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации и другими организациями оформляется компетентными структурными подразделениями в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации для конкретного вида договоров, затем визируется исполнителями, руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя учреждения или органа УИС в соответствии с распределением обязанностей. Договор, подготовленный территориальным подразделением федерального органа исполнительной власти, органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления, другой организацией, передается на экспертизу в структурные подразделения в соответствии с их компетенцией, а также в юридическую службу учреждения или органа УИС, затем оформляется, визируется и подписывается в аналогичном порядке. 71. Финансово-хозяйственный и иной гражданско-правовой договор оформляется компетентными структурными подразделениями в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации для конкретного вида договоров, затем визируется исполнителем и согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями. 4.12. Планы, отчеты, акты, обзоры, справки, заключения, рапорты, предписания, доверенности 72. В плане устанавливается перечень мероприятий, их последовательность и объем с указанием сроков исполнения и исполнителей. План составляется в табличной форме на стандартных листах бумаги формата А4. Табличная форма плана должна содержать графу «Отметка об исполнении», где напротив каждого пункта его мероприятий делается отметка о выполнении (невыполнении, переносе срока исполнения). 73. Отчет (доклад) содержит сведения о выполнении приказа (распоряжения), плана, задания, проведенных мероприятиях. Данные отчета отражают в целом деятельность учреждения и органа УИС или отдельное направление ее деятельности, а также конкретного работника. Отчет оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (статистическая отчетность, отчет по финансовой и др. деятельности). 74. Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и составляется коллегиально несколькими специально уполномоченными работниками, подтверждает какие-либо факты, события, имеющие юридическое значение, и подлежит утверждению руководителем учреждения и органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) или заместителями руководителя учреждения и органа УИС в пределах своей компетенции. В заголовке акта содержится название или краткое содержание факта или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта излагаются: основание (реквизиты распорядительного документа); состав комиссии (наименование комиссии, должности, специальные звания (классные чины), фамилия и инициалы председателя, далее в алфавитном порядке - фамилии и инициалы членов комиссии); присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие работники, не включенные в состав комиссии, то указываются их должности, специальные звания (классные чины), фамилии и инициалы). В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. На обороте последнего листа документа указываются количество экземпляров акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены. Дата акта должна соответствовать дню факта или события, отраженного в нем. Члены комиссии, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с указанием о своем несогласии и излагают свое мнение на отдельном листе - приложении. Акт является основанием для подготовки структурными подразделениями соответствующих организационно-распорядительных документов. После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием под роспись должностных лиц, к деятельности которых он относится. 75. Обзор является разновидностью справки и составляется в целях информирования учреждений и органов УИС, а также других организаций о положении дел или итогах деятельности за конкретный период времени. Обзор составляется на соответствующем бланке структурным подразделением по курируемому направлению служебной деятельности и подписывается руководителем учреждения или органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности). 76. Справка оформляется в целях служебного информирования по поручению руководства учреждения и органа УИС. Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. Справка может иметь несколько разделов, пояснения и сноски, приложения в виде схем, таблиц. Реквизит «Подпись» в справке отсутствует, в конце может указываться структурное подразделение (должностное лицо), подготовившее справку. 77. Заключение содержит мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу. Заключение оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. В заголовке заключения указывается наименование документа или вопросе, во исполнение которого оно подготовлено. Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается общая оценка вопросов или документа и предложения по документу в целом, во второй - конкретные выводы по существу каждого рассмотренного вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на пункты. Заключение подписывают должностное лицо и члены комиссии, утверждает руководитель учреждения или органа УИС (лицо, исполняющее его обязанности). 78. В рапорте (заявлении) фиксируется информация как служебного, так и личного характера (о нарушении служебной дисциплины, о происшествии, о предоставлении отпуска и т.п.). Рапорт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, заголовка не имеет, текст должен быть лаконичным. Суть ходатайства, информации либо просьбы, содержащейся в рапорте (заявлении), целесообразно использовать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы. Слово «Рапорт» (3аявление) пишется (печатается) с заглавной буквы, вразрядку, точка в конце не ставится. 79. Предписание выдается руководителем учреждения или органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) подчиненным работникам для удостоверения предоставленных им служебных прав и возложенных на них обязанностей по отдельным направлениям деятельности (предписание на право проверки службы, режима секретности, организации и ведения делопроизводства, организации конвоирования осужденных и т.п.). Предписание оформляется на соответствующем бланке (приложение № 10). Предписание подписывается руководителем учреждения или органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) и заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 80. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени учреждения или органа УИС, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на бланке письма учреждения или органа УИС. Оформление доверенности в учреждении или органе УИС осуществляется в соответствии со статьями 186, 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Доверенность на право заключения договоров, совершения иных действий от имени учреждения или органа УИС, представления интересов учреждения или органа УИС в различных государственных, общественных и судебных органах оформляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В тексте доверенности указываются следующие сведения: полное наименование учреждения или органа УИС; фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица; данные об основаниях, подтверждающих полномочия руководителя учреждения или органа УИС (лица, исполняющего его обязанности); содержание доверенных полномочий; срок действия доверенности. Доверенность подписывает руководитель учреждения или органа УИС (лицо, исполняющее его обязанности), регистрируется и заверяется в службе делопроизводства печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 4.13. Телеграмма, направляемая по почтовой связи 81. Телеграмма, направляемая по почтовой связи, оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в 2 экземплярах (оригинал передается в почтовое отделение, копия с подписями визирующих лиц помещается в номенклатурное дело структурного подразделения) следующим образом: а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы, Например: СРОЧНАЯ; б) перед текстом центрованно размещается реквизит «Наименование документа» - ТЕЛЕГРАММА; в) после наименования помещается реквизит «Адресат» с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), индекса предприятия связи (приложение № 11). Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата; г) текст телеграммы оформляется как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами); д) визы собираются на лицевой стороне 2 экземпляра; е) после текста телеграммы размещается реквизит «Подписью с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы. Телеграммы подписывает руководитель учреждения или органа УИС (лицо, исполняющее его обязанности). ж) первый экземпляр телеграммы заверяется в службе делопроизводства печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 4.14. Телеграмма, направляемая по ведомственным каналам связи учреждений и органов УИС 82. Телеграмма, направляемая по ведомственным каналам связи учреждений и органов УИС, оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в одном экземпляре (для подразделения связи снимается копия с подписанной телеграммы, оригинал помещается в номенклатурное дело) следующим образом: а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы. Например: СРОЧНАЯ; б) под категорией телеграммы размещается реквизит «Наименование документа» - ТЕЛЕГРАММА; в) после наименования документа помещается реквизит «Адресат» с обязательным указанием города, наименования конкретного учреждения или органа УИС, фамилии его руководителя, при направлении другим организациям номера его абонентского телеграфа. При направлении телеграммы в несколько адресов адресная часть текста при количестве 5 адресатов пишется в телеграмме, свыше 5 - составляется рассылочная ведомость (в этом случае в реквизите «Адресат» указывается общее наименование учреждений и органов УИС) (приложение № 12); г) текст телеграммы оформляется, как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами); д) визы собираются на оборотной стороне последнего листа телеграммы; е) после текста телеграммы размещается реквизит «Подпись» с указанием должности, специального звания (классного чина), фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Право подписи телеграммы имеет руководитель учреждения или органа УИС (лицо, исполняющее его обязанности); ж) под реквизитом «Подпись» в левом нижнем углу телеграммы указываются фамилия исполнителя с инициалами и его телефон; з) телеграмма заверяется печатью или штампом службы делопроизводства. Изменения в тексте должны быть заверены подписью должностного лица, подписавшего телеграмму. Разрешение на отправку подписанной телеграммы с отметкой «СРОЧНАЯ» визируется должностным лицом, подписавшим телеграмму, в верхнем поле документа. 4.15. Электронный документ, направляемый по ведомственным каналам связи учреждений и органов УИС 83. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, и оформляется по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях. 84. Для подтверждения подлинности электронных документов в учреждении или органе УИС используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота учреждений и органов УИС могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. Электронные документы исполняются в файлах с расширениями, используемыми Microsoft Word и Microsoft Office Excel. При подготовке электронного документа в другом формате исполнитель в электронном сообщении указывает программное средство для открытия этого документа. Общий объем передаваемой информации не должен превышать 2 Мб. При направлении электронного документа более чем в 5 адресов составляется список к рассылке в установленном порядке. V. Организация документооборота в учреждениях и органах УИС 85. Движение документов в учреждениях и органах УИС с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образуют документооборот, который состоит из следующих документопотоков: входящий; исходящий; внутренний. 5.1. Доставка документов 86. Доставка документов в учреждениях и органах УИС осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связи. 87. Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской и специальной связью - срочная корреспонденция учреждений и органов УИС и иных организаций; электрической связью - факсимильные и электронные документы. 88. В учреждениях и органах УИС для доставки документов в пределах субъекта Российской Федерации (населенного пункта) в исключительных случаях назначаются специально выделенные работники, которым сдаются пакеты для отправки. 89. Доставка документов осуществляется на специально закрепленных за службой делопроизводства для этих целей автомобилях, которые должны быть оборудованы средствами радиосвязи. Перевозка служебных документов городским и общественным транспортом запрещена. 90. Ответственность за организацию отправки и доставки документов возлагается на руководителя службы делопроизводства. Ответственность за материальное и техническое обеспечение отправки и доставки документов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений учреждения или органа УИС. 91. Доставка (отправка) документов осуществляется по реестру или разносным книгам. Служебные документы адресатам в пределах населенного пункта могут передаваться работниками службы делопроизводства по принадлежности под роспись в реестре через экспедиторов, фельдъегерей, курьеров. 5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов 92. Прием и первичная обработка поступающих в учреждения и органы УИС документов осуществляется службой делопроизводства. 93. Поступающие через подразделения фельдъегерской и специальной связи в учреждения или органы УИС документы в рабочее время принимаются работниками службы делопроизводства и регистрируются в журналах учета документов или электронной базе данных, в которые включаются основные реквизиты поступающих документов. В вечернее время (после 18.00 - в понедельник-четверг, после 17.00 - в пятницу), выходные и нерабочие праздничные дни документы принимаются оперативным дежурным дежурной службы учреждения или органа УИС (далее - оперативный дежурный), регистрируются в журнале учета пакетов (приложение № 13) и по возможности оперативно передаются в службу делопроизводства для регистрации. 94. Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам учреждений и органов УИС, также оперативно передаются ими в службу делопроизводства для регистрации. Принявший документы, пакеты работник расписывается за их получение в реестре (разносной книге или расписке), где прописью указывает их количество, дату и время их приема и заверяет свою подпись печатью «Для пакетов». Оперативный дежурный, кроме этих данных, в журнале учета пакетов записывает номера документов, указанные на пакетах. 95. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа. Ошибочно доставленные документы возвращаются почтовому учреждению или пересылаются надлежащему отправителю. Оформление заказных писем проверяется по записям почтовых реестров. 96. В службе делопроизводства вскрываются все пакеты с документами, за исключением пакетов, имеющих пометку «Лично». 97. При вскрытии пакетов проверяется соответствие указанных на них учетных номеров номерам документов, находящихся в пакете; количество документов в приложении с учетными данными о них, указанными в сопроводительном письме, количество экземпляров и листов всех документов. 98. При отсутствии в пакете указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, другой - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается отправителю. Документы с некомплектными приложениями без регистрации также возвращаются отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, специальное звание (классный чин), фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают руководитель службы делопроизводства (лицо, исполняющее его обязанности) и лицо, вскрывшее указанный пакет. При получении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп «Документ получен в поврежденном виде». 99. Пакеты с пометкой «Лично» вскрываются лично адресатом, который обязан проверить соответствие номеров, проставленных на пакете, номерам, указанным на документах. Документы после их рассмотрения подлежат немедленной передаче в службу делопроизводства для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с установленным Инструкцией порядком. 100. Пакеты от поступающих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если они отсутствуют в самом документе, пакеты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело. 5.3. Регистрация поступающих документов 101. Все поступившие документы независимо от способа их доставки (за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной централизованной регистрации в день поступления службой делопроизводства. Поступившие документы регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале учета входящих документов (приложение № 14) или в электронной базе данных, в которые включаются основные реквизиты поступающих документов. В случае поступления документов в нерабочий день они регистрируются на следующий рабочий день. Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно, обращения граждан и др. - в течение трех дней. 102. Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который оформляется службой делопроизводства. Реквизит «Регистрационный номер» входящего документа помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу, с обязательным указанием количества листов документа и приложения к нему. В указанный оттиск от руки вписываются дата регистрации документа и его регистрационный номер. Если при регистрации поступивших документов в электронной базе данных используется технология штрих-кодирования, то на документе помещается наклейка с уникальным штрих-кодом, включающим регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др. При регистрации документа, поступившего в пакете с пометкой «Лично», в журнале учета входящих документов или в электронной базе данных делается запись «Пакет с пометкой «Лично». 103. На документах, подлежащих возврату, регистрационный штамп и номер ставятся на обороте последнего листа основного документа. 104. При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется отдельным номером. 105. Поручения руководителя учреждения и органа УИС (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя учреждения и органа УИС в течение дня направляются адресатам. 106. Зарегистрированные и предварительно рассмотренные документы для вынесения указания по их исполнению направляются: руководителю службы делопроизводства для доклада руководителю учреждения и органа УИС; заместителям руководителя учреждения и органа УИС по направлениям деятельности; в структурные подразделения. 107. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем используются обязательные сведения о документах: 1) Адресант. 2) Адресат. 3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ. 4) Вид документа. 5) Дата документа. 6) Регистрационный номер документа. 7) Дата поступления документа. 8) Входящий номер документа. 9) Исходящий номер и дата документа. 10) Краткое содержание текста. 11) Индекс дела. 12) Сведения о переадресации документа. 13) Количество листов основного документа. 14) Количество приложений к документу. 15) Общее количество листов приложений. 16) Указания по исполнению документа. 17) Должность, фамилия и инициалы исполнителя. 18) Отметка о конфиденциальности. Состав обязательных реквизитов при регистрации документа в зависимости от характера и задач использования информации может дополняться другими реквизитами регистрации: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору, ключевые слова; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 108. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения, например: пригласительные, поздравительные письма, билеты, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и др. 5.4. Порядок рассмотрения документов руководством учреждения и органа УИС и доведение документов до исполнителей 109. Документы руководителю учреждения и органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности), заместителям руководителя учреждения и органа УИС передаются на рассмотрение только после их регистрации. 110. Проекты указаний руководителя учреждения и органа (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя учреждения и органа УИС оформляются службой делопроизводства. 111. После рассмотрения руководителем учреждения и органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями руководителя учреждения и органа УИС документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа в электронную базу данных. 112. Служба делопроизводства направляет структурным подразделениям рассмотренные документы, в соответствии с указаниями по их исполнению. Подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, а соисполнителям - копии документов в бумажном или в электронном виде. 113. Для ознакомления руководителей структурных подразделений и их работников с полученным документом используется лист ознакомления (приложение № 15). 5.5. Регистрация отправляемых документов 114. Регистрация отправляемых документов осуществляется службой делопроизводства в журнале учета исходящих документов (приложение № 16) или в электронной базе данных. 115. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления и комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. 116. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. 117. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в соответствующих реквизитах бланка (на внутренних документах, оформляемых не на бланках - после реквизита «Подпись») и на копии, остающейся в деле структурного подразделения. 118. Копия документа с визами согласования и приложениями к нему в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ хранится в деле вместе с документом-ответом), копия отправляемого документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции. 5.6. Отправка документов 119. Отправка документов осуществляется службой делопроизводства в следующем порядке. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, направляются фельдъегерской связью. 120. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». 121. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.). 122. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю. 123. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. 124. Документы отправляются в пакетах. На пакетах указываются: степень срочности, если она имеется на подписанном документе; адресат, его почтовый адрес и индекс предприятия связи; номера документов, вложенных в пакет; почтовый адрес отправителя. В один пакет могут помещаться несколько документов. 125. В случаях, когда приложения направляются в нескольких пакетах, в первый пакет вкладывается сопроводительное письмо, ставится исходящий номер, а на остальных пакетах ставится пометка «К исх. № ____». На оборотной стороне сопроводительного письма делается запись о количестве направленных пакетов. Например: Всего в Ваш адрес направлено пять пакетов к исх. № 10/3-65. 126. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по реестру (спискам), фиксирующему количество отправленных пакетов. 127. Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом. 128. Заказные письма в пакетах передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на пакетах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело службы делопроизводства. 129. Документы массовой рассылки направляются в соответствии со списком к рассылке, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель службы делопроизводства. Список к рассылке, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело структурного подразделения. 5.7. Организация исполнения документов 130. Указания по исполнению документа оформляются на отдельном бланке. Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например: Фамилия И.О. Прошу подготовить проект ответа к 05.05.2010. Подпись И.О. Фамилия Дата Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя структурного подразделения (уполномоченного им работника) и даты. 131. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя учреждения и органа УИС (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя учреждения и органа УИС, а также руководителя структурного подразделения. Структурное подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно. 132. Документы, поступившие в структурное подразделение с поручением руководства учреждения и органа УИС, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
![](https://stat002.fosite.ru/counters/4286118.gif?ui=4286118&ci=209&dn=mbcloud62.fosite.ru&un=mbcloud62.fosite.ru&lg=ru&visitorid=-1&stid=0&stdb=1&color1=D9A2A2&color2=891825&color3=320309&color4=B72435&color5=FFFFFF&turn_on=on&img=0&"+mlp_r+"&)